"Мир полон очевидных вещей, которых никто не замечает" (Шерлок Холмс, сериал "Элементарно")
Ситуация: на собрании неожиданно встает вопрос о том, что было год назад (полгода назад) с таким-то таким показателем. Все начинают гадать, вспоминать, но достоверность "плюс-минус полкилометра". Да, можно залезть в ноутбук, открыть почту, отыскать старый отчет. При этом все 15 участников будут смотреть на тебя в 30 глаз и ждать. А тут еще и с первого раза отчет не находится, ноутбук зависает, пропало подключение к корпоративной сети... В общем, фиаско.
Решение, про которое я здесь пишу, простое, и лежит оно на
поверхности. Но, как ни странно, очень
мало, кто им пользуется. Особенно в нашу цифровую эпоху. Да я и сам только
недавно взял его на вооружение. Вдохновился принципом «коллекций», который используется в
Bullet Journal (система планирования дел), а пример взял со «старших товарищей»
- опытных директоров, с которыми посчастливилось работать.
Речь идет про простую файловую папку, либо папку с
кольцами:
Главное в ее использовании - две вещи:
Такой справочник с пронумерованными страницами и
содержанием может иметь массу областей применения:
- Все
добавляемые в папку листы с информацией следует предварительно нумеровать (от
руки внизу пишем – 1, 2, 3,… и т.д. по мере добавления новых документов).
- Первый лист
в папке – это пустой лист «Содержание», куда от руки вписываем названия и
номера страниц добавленных отчетов, справок, бортовых таблиц, приложений.
Для управленцев и бизнесменов – подборка ежедневных,
еженедельных, ежемесячных отчетов (бортовые таблицы, отчеты с данными,
KPI-показатели). То, что может понадобиться в повседневной работе. Здесь вся
нужная информация под рукой и легко находима. По мере выхода новых отчетов
старые отчеты заменяем на новые. Новые не забываем нумеровать. Сам номер сохраняем
прежний, чтобы соответствовать содержанию.
Для учителей – расписания уроков, успеваемость учеников по
классам, даты каникул, учебный план, справочная информация о стоимости питания,
кружках дополнительного образования, требования к олимпиадам.
Для тренеров – списки групп, справочные нормативы (на тот
или иной разряд), расписания, результаты учеников, календарь соревнований,
требования к допуску к соревнованиям, чек-листы оплат занятий.
Для студентов – распечатки и раздатки по
предмету, которые понадобятся перед тестом / зачетом / экзаменом.
Для продавцов-консультантов – информация о продукции,
сравнения с конкурентами, действующая в этом месяце система мотивации, сроки поступления товаров на склад.
Для риэлторов – актуальная информация по объектам, по проектам в работе, справочники цен, районные новости, планы развития территорий, метро, памятки и чек-листы.
Главный плюс – в бумажной папке мы находим нужную информацию быстрее, чем в компьютере или планшете.
Дополнительные плюсы:
- Отделение важной информации от информационного шума. По мере работы с папкой-справочником мы отмечаем, какая информация используется, а какая ни разу не пригодилась. Сделав ревизию, избавляемся от ненужных отчетов.
- Трэкинг (отслеживание) показателей. В одном прозрачном файле можно хранить 2-3 старых отчета (просто добавляя новые поверх старых). Таким образом, можно взять страничку месячной или двухмесячной давности и сравнить с новым отчетом, посмотреть, что же поменялось. Иногда интересные вещи обнаруживаются.
Как выработать новую привычку работать с
папкой-справочником:
